Práce na dálku — Jak to dělat dobře

 

Již více než 6 let pracuji s lidmi po celém světě, téměř výhradně na dálku (z Lagosu v Nigérii), jako softwarový vývojář, projektový manažer, CTO a CEO.

Práce z domova (nebo opravdu odkudkoli) je pro mě něco, co je přirozené, ale zjišťuji, že mnoho lidí s tím bojuje, zvláště v této době. Miliony lidí byly v podstatě nuceny pracovat z domova (WFH) a pokud má moje časová osa na Twitteru něco dělat: je to na hovno.

Nedávno jsem udělal vzdálenou (ha!) prezentaci o tom, jak dělat dobrou a zdravou práci na dálku, pořádanou společností Tix. Bylo docela těžké vměstnat vše, co jsem měl říct, do prezentačních snímků, a tak jsem se rozhodl napsat tento článek.

Nejprve si povíme o běžné práci.

Práce na dálku automaticky nevyřeší problémy, které máme s tím, jak dnes pracujeme. Na rozdíl od toho, co si možná myslíte, práce na dálku se ve skutečnosti TAK neliší od běžné práce na místě.

Jsou věci, které jsou zásadně špatné s tím, jak se dnes na práci díváme, jsou kontraproduktivní (opak toho, co chceme) a nezdravé.

Co je dnes špatného na práci?

S tím, jak se dnes většina práce dělá, vidím tři hlavní problémy (zejména v Nigérii).

1. Mikromanagement

Význam slova „micromanage“ podle Oxfordu je: řídit každou část, ať je jakkoli malá (podnik nebo činnost).

Při (spolupráci) práci je běžné najít manažery, kteří se pokoušejí řídit nebo řídit každý malý aspekt práce svých kolegů. Pro touhu po mikromanagementu existují pochopitelné důvody; někdo by se mohl oprávněně obávat, že nebude provedena žádná (kvalitní) práce, pokud nebudou katalyzovat každou její část.

Mikrospráva má však řadu nevýhod.

Inspiruje to naprosté minimum práce. Mikrospráva může provést některé snadné, opakovatelné úkoly, ale není to to, co chcete, protože vaši spoluhráči se mohou vyvinout v dost práce, aby vás zbavili zad.

V podstatě je to monumentální bolest v zadku. Je těžké cítit se motivovaný, když vás někdo otravuje. Jen chceš, aby to jezevce přestalo.

Je to neefektivní ztráta času. Micromanaging je velmi obtížné škálovat. Smyslem být manažerem je efektivně vést řadu lidí ke společnému cíli. Čas a úsilí, které při tom vynaložíte, by se neměly výrazně zvýšit u každého jednotlivce, který je přidán do vašeho týmu.

Pravděpodobně existují i ​​další věci (na vyšší úrovni), kterým by manažer mohl věnovat svůj čas. Honit lidi, aby dělali svou práci, tomu může překážet.

2. Mýtus, že kvalitní práce probíhá pouze v dlouhých, vynucených úsecích času.

Tímto způsobem skutečně pracuje málokdo. Bez ohledu na to, jak se vám to může zdát, je vysoce nepravděpodobné, že váš týmový kolega pracuje na optimální výkon 100 % času, kdy je u svého stolu. Ujišťuji vás, že karta Twitter nebo WhatsApp pro web je otevřená a probíhá nějaká akce.

Kromě toho lidé potřebují přestávky, aby skutečně mohli pracovat. Pokus o vynucenou práci může být pěkně frustrující a může vést k pomalejší a méně kvalitní produktivitě.

Nezáleží na tom, kdy lidé pracují. Spoustu své nejlepší práce dělám v noci (pravděpodobně proto, že je zde méně lidské činnosti, kterou je třeba rozptylovat). Moje spoluzakladatelka se ráda probouzí brzy ráno, aby před obědem zničila značné procento svých úkolů. Lidé jsou velmi různí.

3. Synchronní práce

Při vývoji softwaru se slovo „Synchronous“ používá k označení druhu provádění, kdy každý příkaz musí být dokončen v přísné sérii – počítač nepřejde na další příkaz, dokud nebude dokončen ten předchozí.

V synchronní práci:

Kdykoli týmový kolega A zahájí interakci s týmovým kolegou B, žádný z nich nepostoupí, dokud nedostane odpověď A.

Může to být cokoli, od položení otázky (osobně nebo na Slacku) po přetažení na rychlou schůzku nebo hovor. Ať už je to cokoliv, vždy to znamená, že musíte:

přestaň s tím, co děláš.

reagovat — to může trvat různě dlouho, protože to často vyžaduje nějakou práci.

a pak se pokuste vrátit se k tomu, co děláte, až do dalšího přerušení.

Synchronní práce je poměrně kontraproduktivní, protože:

Je to rušivé. Vždy musíte přestat s tím, co právě děláte, i když je to jen na minutu.

Ztrácí více času, než zabere interakce. Přepínání kontextu není snadné ani rychlé. Člověk neobnoví práci (po přerušení) hned, když je zpátky u počítače.

Spousta práce, kterou dnes děláme, je synchronní. Než se někdo pustí do něčeho jiného, ​​musí se vyřešit jedna věc. Pokud se do fronty dostane ještě další věc, všichni zúčastnění musí přestat s tím, co dělají, aby to řešili, než budou pokračovat v tom, co dělali.

Jak to můžeme opravit?

Široká řešení těchto problémů jsou trojí. Všichni jsou propojeni tím, že sdílejí společná témata a jsou jeden pro druhého nezbytným předpokladem.

1. Důvěra
2. Sdělení
3. Asynchronní práce

1. Důvěřujte

Důvěra je pravděpodobně nejdůležitějším prvkem veškeré společné práce.

Bohužel důvěra nenínení snadné. Pravděpodobně to nejtěžší je najít a pěstovat v jakémkoli vztahu – a pracovní vztahy nejsou výjimkou. Může se také hromadit a může se vyčerpat.

Má to minimálně dva aspekty (samozřejmě, protože vždy se na tom podílejí alespoň dva lidé).

Jako manažer:

Existuje mnoho příležitostí, jak zjistit, zda někdo, koho spravujete, nebo někdo, koho se chystáte řídit, je důvěryhodný nebo ne. Dokonce i v průběhu náboru.

V BuyCoins provádíme 3denní placenou zkušební verzi jako poslední fázi našeho náborového procesu. Okamžitě to začne a dáme kandidátovi práci. Pokud bude kandidát přijat, máme 3měsíční období pro potvrzení, po kterém se nyní může rozhodnout pracovat na dálku (v „pracovních dnech na dálku“).

To nemusí být dokonalý systém (pro každého). Důležitější je zastřešující cíl těchto kroků.

Snažíme se ujistit, že přijímáme lidi, kteří chtějí pracovat. Tento proces je navržen tak, aby nám pomohl posoudit, zda ten, koho najímáme, skutečně chce pracovat. Pokud je musíme nutit, aby pracovali, pak se to nehodí.

Nemůžete jim věřit, že fungují.

Tím to však nekončí. Musíte udělat to nejlepší, abyste vytvořili prostředí, ve kterém budou chtít pracovat, a tím vybudovat jejich důvěru ve vás.

Nikdo, kdo chce skutečně dělat svou práci, nemá rád mikromanagement.

Nikdo nemá rád, když je nucen pracovat déle, než je počet hodin, na kterých se dohodl podle smlouvy.

Nikdo nechce manažera, se kterým nemůže upřímně a otevřeně komunikovat o čemkoli – od rozumného zpoždění až po problémy (mentální) a potřebu přestávky.

Jako zaměstnanec nebo spoluhráč:

Ve skutečnosti byste měli chtít dokončit práci. Z jakéhokoli důvodu – peníze, vášeň, obojí… na tom nezáleží. Pokud potřebujete, aby vás někdo napadl, pak ve skutečnosti netoužíte pracovat (a důvod pro to nemusí být zlomyslný nebo špatný). V takovém případě vám však zbytek týmu nemůže věřit, že budete pracovat.

Na druhou stranu, pokud vaši spoluhráči/manažer nezobrazují základní atributy, které signalizují důvěryhodnost spolupráce, nebude to vhodné. V takovém vztahu nemůžete dělat zdravou a efektivní práci.

O jakých základních atributech mluvíte?

Schopnost — dovednost, ochota dělat práci, ať už jako manažer nebo zaměstnanec. To lze poměrně snadno zjistit a změřit. Týmový kolega bude důsledně vykonávat požadovanou práci.

Druhým je komunikace.

2. Komunikace

Komunikace je při společné práci velmi důležitá, a to nejen proto, že musíte mluvit o cíli.

Je také velmi důležité komunikovat o všem, co se týká dosažení tohoto cíle. Ať už jsou to plány, nezdary nebo ospravedlnění.

Pokud dojde ke zpoždění sestavy, kterou jste plánovali dokončit x dní, sdělte to. Vysvětlete proč, než budete požádáni.

Pokud si myslíte, že to bude trvat 5 týdnů, místo 3. Komunikujte, okamžitě, jak se cítíte. Pokud si myslíte, že to bude trvat 1 týden, na rozdíl od 3, komunikujte také.

Jako manažer je nutné vysvětlovat rozhodnutí a očekávání. Zaměstnanci by měli být důvěryhodní, že rozumí požadavkům nad rámec „Chce jen, abych to udělal já“. Měli by také věřit, že mohou bezpečně potlačit některé vaše myšlenky, pokud si skutečně myslí, že to nedává smysl.

Komunikace musí být proaktivní. Ale co je ještě důležitější, nesmí to být rušivé (tj. nemělo by rozptylovat pozornost osoby, které je komunikováno). Způsob, jakým dnes komunikujeme, je velmi rušivý a velmi synchronní. Jak komunikujeme a pracujeme asynchronním způsobem?

3. Asynchronní práce

Při vývoji softwaru se slovo „asynchronní“ používá k označení druhu provádění, kdy se v různých frontách děje více věcí současně. Má-li být příkaz vykonán, může být přidán do fronty ke zpracování, kdykoli to stroj může udělat.

V asynchronní práci:

Kdykoli týmový kolega A zahájí interakci s týmovým kolegou B, nenaruší to práci B. B může tuto interakci vstřebat a reagovat na ni, kdykoli mají volnost. Kdykoli B odpoví, nenaruší to práci A... a tak dále.

Ošklivá grafika problémů s prací a jejich řešení

To je v příkrém rozporu se Synchronní prací. Spoluhráči mohou přidávat nové položky do front svých kolegů, aniž by přerušili to, co právě dělají, a mít jistotu, že je zpracují, až budou mít čas.

Asynchronní práce je produktem:

Důvěra: Věříte, že váš spoluhráč/manažer chce pracovat. Důvěřujete jejich schopnosti pracovat. Díky tomu víte, co dosáhnou toho, co po nich chcete, když budou moci, můžete s klidem v duši přejít k jiným věcem.

Komunikace: S vaší komunikací jste byli co nejpodrobnější. Tímto způsobem víte, že váš spoluhráč bude mít tolik informací, kolik potřebuje k postupu (do značné míry). Váš spoluhráč by měl věřit vaší schopnosti komunikovat tímto způsobem.

Asynchronní práce pravděpodobně mnohým z nás nepřijde přirozená, protože to není způsob, jakým máme tendenci dělat věci v jiných kontextech. Většina našich (nepracovních) konverzací anProcesy jsou synchronní, vyžaduje to hodně vědomé práce, abychom odolali nutkání dělat to s prací.

Nyní můžeme konečně mluvit o práci na dálku.

1. Práce na dálku
2. Co dělá dobrou práci na dálku

Práce na dálku se ve své podstatě příliš neliší od zdravé pravidelné práce na místě. Zkombinujte výše uvedená řešení a postoje s internetovým softwarem a přestanete tweetovat o tom, jak moc nenávidíte WFH.

Vzdálená práce a technologie

Nezáleží na tom, který z mnoha a mnoha nástrojů ke správě práce na dálku používáte. Používejte libovolnou kombinaci nástrojů pro správu úloh v závislosti na jakýchkoli omezeních a preferencích, které můžete mít.

Je však důležité být velmi opatrný. Některé nástroje ve své výchozí konfiguraci stále obsahují mnoho nechtěných prvků ze synchronní práce, což může být kontraproduktivní ve snaze dělat dobrou vzdálenou (asynchronní) práci.

Zde je několik věcí, na které si dát pozor:

Rychlé zasílání zpráv je (většinou) špatné

Nástroje jako Slack svým designem podporují přerušovanou, synchronní „okamžitou“ komunikaci. I když je lze stále používat k práci na dálku (mnoho lidí to dělá), pravděpodobně bude spousta času ztraceného přepínáním kontextu. Rychle odpovíte na otázku a musíte přeorientovat svůj mozek, aby se soustředil na svůj aktuální úkol (dokud nepřijde další zpráva).

Rychlé zasílání zpráv často není lepkavé. Později je často obtížné najít konkrétní zprávu (a tím se zvyšuje tlak na to, abyste se jí zabývali okamžitě, když se do ní dostane).

Rychlé zasílání zpráv odrazuje od velmi podrobné, důkladně písemné komunikace. UX instant messagingu se často nezabývá dobře napsanými příspěvky, které poskytují kontext a vodítko, když nejste přítomni, abyste to vysvětlili.

To neznamená, že byste tyto nástroje neměli používat. Každý jednotlivý nástroj má místa, kde září (např. Slack je úžasný s integracemi) a místa, kde zaostávají (např. lepivost zpráv).

Vždy existují řešení, jak získat takový druh vzdáleného pracovního prostředí, jaký chcete. Můžete použít Slack AND Notion, abyste získali trochu toho nejlepšího z obou světů (s ohledem na integrace a lepivost). Důležité je uvědomit si tyto vestavěné „nedostatky“ a vyhnout se jejich projevům, kde je to možné.

Jsou případy, kdy je zasílání rychlých zpráv užitečné, například v případě nouze, ale je lepší je používat co nejšetrněji.

Pokud pracujete v roli podpory, kde potřebujete co nejrychleji reagovat na problémy uživatelů, toto neplatí.

Jaká je alternativa k Instant Messaging?

Nástroje jako Notion & Basecamp jsou skvělé pro zamezení rušivé komunikace.

Oba jsou navrženy pro promyšlenou a podrobnou písemnou komunikaci. Ať už jde o příspěvek na nástěnku nebo úkol, který zadáváte spoluhráči, vždy vás přivítá UX, abyste mohli napsat a naformátovat svůj text podle svého.

Jsou také navrženy pro pružnou komunikaci. Můžete snadno najít, co vám bylo napsáno nebo přiděleno, protože je to uloženo v logickém „projektu“ nebo „složce“, která se vztahuje k danému předmětu.

Oznámení jsou (většinou) špatná

Oznámení jsou špatná v podstatě ze stejných důvodů, proč je špatné zasílání rychlých zpráv. Jsou rušivé a odvádějí pozornost od toho, na čem se právě pracuje.

Častěji než ne, je mnohem lepší „vytáhnout“ informace, když jste na to připraveni. Na rozdíl od toho, že je „dotlačen“ prostřednictvím okamžitého upozornění, které odvede vaši pozornost od vaší práce.

Většina nástrojů má podrobná nastavení oznámení (která jsou bohužel ve výchozím nastavení povolena), ale obecně je lepší dostávat méně oznámení. Pokud vaši spoluhráči správně komunikují a mohou věřit, že se k tomu nakonec dostanete. Vše je v pořádku.

Vypněte tolik oznámení, kolik můžete… ano, včetně e-mailu.

Ta (Zoom) schůzka je ztráta času

Setkání jsou Thanosem Synchronní práce. Jsou rušivé a často zbytečné. Většinu schůzek lze nahradit dobře psanou komunikací a asynchronními reakcemi.

Mnohdy je stále potřeba schůze přepisovat do písemné podoby, aby bylo možné odkázat na to, co bylo později řečeno. To se může stát proaktivně ve formě minut nebo po kouscích, jak jsou informace rozptýleny, rozděleny na menší úkoly a komunikaci. Téměř vždy je lepší opustit schůzku samotnou a jen psát.

To neznamená, že všechna setkání jsou zbytečná. Někdy je užitečné nechat členy týmu mluvit. Je to užitečné pro výměnu nápadů a řešení problémů v reálném čase.

Měli byste se však snažit, aby to bylo co nejméně, zvláště když jsou neplánované, protože dávají každému příliš málo času na to, aby to zahrnul do svého pracovního dne.

Pokud se musí konat schůzky, pak by měly být naplánovány na čas, který je navržen tak, aby nenarušil práci, o kterou se týmový kolega pokouší.

Na BuyCoins si každý ve svém kalendáři stanoví čas, který je schopen splnit. Říká se jim úřední hodiny. Mimo toto okno „úřední doby“ nejsou rezervovány žádné schůzky.

Moje oblíbené nástroje

- Basecamp: Toto je postavenos asynchronní, zdravou vzdálenou prací jako prioritou. Basecamp upřednostňuje okamžitou, synchronní komunikaci a tlačí uživatele k přidávání podrobných úkolů a psaní podrobných příspěvků.

- Notion: Notion má více nástrojů pro formátování podrobné písemné komunikace (např. Basecamp nemá tabulky). Hodně času píšeme věci do Notion a pak zveřejňujeme na Basecampu, aby spoluhráči tyto příspěvky snadno našli, když se dívají na aktivitu, která se jich týká.

Toto jsou jen mé současné osobní favority. Neznamená to, že byste je měli hned použít. Společnosti jsou vždy jiné, zejména uvnitř. Ten váš může mít určité vlastnosti a omezení, pro které by mohly být vhodnější jiné nástroje.

Poznámka o práci na dálku v Nigérii

Nigérie zrovna nepřekypuje spolehlivým přístupem k internetu a energii. Určitě existují případy, kdy je vzdálená práce téměř nemožná, protože nikdo nemůže počítat s tím, že tato velmi důležitá infrastruktura bude existovat doma.

Avšak všude tam, kde je nějaký rozumný přístup k napájení a internetu, je Nigérie (zejména Lagos) velmi dobrým případem pro asynchronnější práci na dálku:

Za prvé, spoluhráči pracují, když mohou. Když má váš ISP nějaké přerušení služby, je potřeba dělat věci méně. Můžete skončit, když je znovu v provozu, nebo když zapnete generátor nebo kdykoli. Není to žádný problém, váš tým věří, že chcete a budete pracovat.

Dojíždění v Nigérii, zejména v Lagosu, může být peklo. Doprava je šílená a celá naše dopravní infrastruktura je tak špatná, že je extrémně šokující, že lidé chodí každý do práce. singl. den. To jsou potenciálně produktivní hodiny, které už nikdy nevrátíme. Celý zážitek také ovlivňuje mentální schopnosti a touhu dělat dobrou práci. Je dobré co nejvíce eliminovat dojíždění.

V BuyCoins, před uzamčením COVID, jsme nebyli úplně vzdáleným týmem. Existuje mnoho důvodů, proč to není 100% vzdálené, některé z nich byly zmíněny výše.

Máme 2 dny, kdy lidé většinou musí přijít do práce. Částečně proto, že v pondělí (každé dva týdny) máme „schůzky všech rukou“ a v pátek herní noci.

Potvrzení zaměstnanci (3 měsíce od přijetí) si mohou každý týden vybrat libovolné dva dny mezi úterým a čtvrtkem pro práci na dálku.

Zaměstnanci mohou pracovat na dálku, pokud mají důvod být doma. Může to být cokoli od instalatéra, který přijde opravit prasklé potrubí, až po nedostatek energie na dnešní šílený provoz.

Někdy lidé potřebují jít pracovat někam, kde to není kancelář. To je taky fajn. I když to není předem vybraný vzdálený den.

Asynchronní, důvěryhodná a komunikativní práce je však součástí naší DNA a přechod na plně vzdálenou pracovní sílu byl přirozený.

Nemuseli jsme moc měnit. Kromě Game Nights a dokonce i toho jsme si vedli fantasticky.